Правила профессионального общения

Поскольку руководитель организует труд подчиненных, то и планирует работ коллектива. Важнейшими его обязанностями являются налаживание совместной деятельности, передача и распространение передового опыта, создание благоприятных условий    для    развития    и    реализации способностей каждого работника, формирование ответственного      и значительного отношения к ресурсам, обеспечение благоприятного морально- психологического климата в трудовом коллективе. Методы         управления руководителя должны быть ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда,   чувство долга,   стремление   человека трудиться   в определенной организации и т.п. Очень   важным   для   руководителя   является умение отвечать на вопросы, так как ввиду своей должности        ему        постоянно       приходится контактировать с людьми, а поскольку он является главным человеком в коллективе, то большая часть вопросов   задается    именно   ему.   Существуют правила, соблюдение которых позволит руководителю   более   убедительно   отвечать   на вопросы.

Первое правило. Ответ должен быть правильным и точным. Прежде всего, руководитель обязан разбираться хотя бы в общих вопросах, но если он не может ответить на какой-либо вопрос, стыдиться этого не стоит. Лучше прямо и честно признаться, что сейчас не можете дать исчерпывающий ответ. Известный афоризм гласит: «Лучше сказать «не знаю», чем говорить не зная». Можно также сказать, что о факте, о котором вас спрашивают, вы пока не осведомлены или подобными сведениями не располагаете.

В отдельных случаях вы можете высказать личное мнение, подчеркнув при этом, что оно является только вашим. Ни при каких обстоятельствах нельзя отвечать «на авось» или выдавать за абсолютную истину собственные домыслы.

Второе правило. Ответ должен даваться по существу заданного вопроса.

Для реализации этого правила необходимо, прежде всего, поняв смысл вопроса, отчетливо представить себе, о чем человек хочет узнать, с чем он не согласен или что ему не ясно. Следовательно, вам необходимо выслушать вопрос и вдуматься в него. Не следует отвечать, не выслушав вопроса до конца, каким бы длинным и многословным он ни был. Когда же вопрос «-формулирован туманно, надо переспросить человека, что его интересует конкретно. Стало быть, прежде, чем ответить, вам нужно четко знать, о чем именно вас спрашивают.

Однако этого недостаточно. Надо стремиться понимать не только суть вопроса, но и улавливать его оттенки и тонкости. Это поможет вам дать необходимый, бьющий прямо в цель ответ.

Причины ответов не по существу бывают разные: непонимание вопроса, неумение ответить конкретно, в сжатой форме. Часто говорящий -•увлекается», и его «заносит далеко в сторону» от предмета разговора. Иногда он даже забывает, о чем был вопрос и с чего он начал отвечать на него, а поэтому все время рассуждает «вокруг да около», не касаясь сути дела. Следует помнить, что ответы, не имеющие почти никакого или даже вовсе никакого отношения к вопросу, вызывают неудовлетворенность и раздражение слушающих людей, в данном случае подчиненных.

Третье правило. Ответ должен быть кратким. Руководитель должен стараться быстро находить меткую мысль для ответа.